Privacy notice

Het liefst verzamelen we zo min mogelijk gegevens van jullie. Nochtans is dat soms echt wel nodig, om bijvoorbeeld je lid te kunnen maken. Wij behandelen jullie gegevens altijd zorgvuldig en stellen alles in het werk om jullie privacy te waarborgen.

Als beroepsvereniging voor de Belgische DPO’s willen we jullie dan ook de volgende privacy-waarborgen geven.

Wij delen jullie persoonlijke gegevens nooit zonder gegronde reden met andere partijen.
Wij beschermen jullie persoonlijke gegevens beschermen alsof het die van onszelf zouden zijn.
Wij gebruiken jullie persoonlijke gegevens alleen voor de hieronder duidelijk omschreven doeleinden.

Hieronder vinden jullie alle informatie over de gegevensbewerking door DPO-pro.

1.Verantwoordelijke voor de verwerking

Beroepsvereniging van de Belgische Data Protection Officers, KBO nummer 0688.902.413, Antwerpselaan 40, 1000 BRUSSEL

Alhoewel DPO-pro in het bijzonder is opgericht door en voor DPO’s en jullie hier dus wel enige waarborgen uit mogen veronderstellen, is er geen DPO aangesteld bij gebreke aan wettelijke verplichting hiertoe.

2. Doeleinden voor de verwerking en wettelijke basis

2.1 Vanwege de uitvoering van de overeenkomst tussen DPO-pro en de leden (lidmaatschap)

Wij verwerken jullie gegevens enkel in het kader van

  • de ledenadministratie voor DPO-pro,
  • het organiseren van evenementen van DPO-pro
  • het informeren van leden over activiteiten van DPO-pro
  • het uitwisselen van informatie tussen de leden van DPO-pro
  • het eventuele doorsturen van aanbiedingen door derden voor de leden
  • het behandelen van vragen of klachten van leden of van derden tegen leden
  • het publieke ledenregister van aangesloten leden bij DPO-pro

Naam en adres

Je naam verwerken we omdat we jullie liever persoonlijk aanspreken i.p.v. met een of andere code. Zonder je adres kunnen we geen “facturen” (aangezien we nog niet BTW-plichtig zijn kunnen we geen echte facturen uitschrijven, maar enkel debetnota’s)  voor de lidgelden of de studiedagen uitschrijven en kunnen we ook je ook niet aanschrijven mochten we er niet in slagen jullie op een andere manier te contacteren. Zonder jullie adres kunnen we ook niet naar de BBQ komen, als jullie ons eens zouden uitnodigen uiteraard.

E-mailadres

Jouw email hebben we nodig om met jullie te communiceren.

Hiermee informeren we jullie over de jaarlijkse ledenvergadering en eventuele bijzondere vergaderingen. Bovendien sturen we jullie “facturen” exclusief via email.

Daarnaast houden we jullie hier mee op de hoogte van de activiteiten die we organiseren, eventuele aanbiedingen die we interessant genoeg vinden om met jullie te delen en alle andere informatie door en voor DPO’s.

Telefoonnummers

We gaan jullie niet contacteren. Met jullie toestemming publiceren we wel jullie telefoonnummer in ons officieel publiek ledenregister dat vrij te consulteren is

Betaalgegevens

We verwerken jullie betaalgegevens via de diensten van onze bank en eventuele online betalingsplatform.

De informatie verstrekt door een potentieel lid om te bepalen of hij/zij in aanmerking komt voor lidmaatschap.

Deze informatie hebben we nodig om te beoordelen of jullie lid kunnen worden. Hiervoor moeten jullie aan de toetredingsvoorwaarden voldoen.

Wensen jullie deze gegevens niet te verstrekken, dan kunnen jullie geen lid worden of blijven van DPO-pro. Uiteraard staat het jullie vrij om er voor te kiezen geen mails van DPO-pro te ontvangen en ons dit te laten weten, behalve deze inzake het lidmaatschap van de beroepsvereniging.

2.2 Vanwege wettelijke verplichtingen

Als beroepsvereniging is DPO-pro verplicht om een ledenregister bij te houden waarin leden met hun naam, voornaam en woonplaats worden geregistreerd. Dit is een intern register, dat niet vrij consulteerbaar is.Wenst een potentieel lid deze gegevens niet te verstrekken, kan men geen lid worden van DPO-pro.

2.3 Vanwege gerechtvaardigd belang

DPO-pro wilt zijn aanbod zojuist mogelijk afstemmen op de leden. Bovendien wenst DPO te vermelden hoeveel leden in welke sector werkzaam zijn. In het kader hiervan vraagt DPO-pro naar de sector waarin een lid werkzaam is. Dit gegeven wordt voor geen enkel ander doeleinde verwerkt.

2.4 Vanwege jullie duidelijke toestemming

DPO-pro zal een publieke lijst van haar leden, interne dan wel externe DPO’s, op zijn website plaatsen. We vinden het belangrijk om het publiek te informeren, waaronder mogelijke werkgevers, dan wel klanten/opdrachtgevers. Bovendien vinden we het interessant dat jullie kunnen aangeven of jullie interesse of beschikbaar zijn voor interne, dan wel externe DPO-opdrachten.

Uiteraard doen we dit enkel met jullie duidelijke toestemming.

Willen jullie je niet outen als lid, hebben we hier geen probleem mee. In dat geval staan jullie niet op onze publieke ledenlijst, maar rekenen we wel op de uitnodiging voor jullie BBQ.

3. Doorgifte aan derden

Jullie gegevens worden enkel doorgegeven aan verwerkers, die hiertoe een specifieke instructie van DPO-pro ontvangen en de gegevens enkel mogen verwerken voor de hierboven vermelde doeleinden van DPO-pro, op basis van een verwerkersovereenkomst.

Wij verkopen jullie gegevens aan niemand. We zullen je gegevens alleen met anderen delen in de volgende gevallen:

– voor het verlenen of uitvoeren van onze dienstsverlening

– voor betaaldiensten om verschillende betaalwijzen mogelijk te maken.

– voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting

4. Bewaartermijnen

DPO-pro verwerkt de gegevens zolang leden een actief lidmaatschap als werkend of erelid hebben bij DPO-pro. Gegevens worden vervolgens in principe twee jaar na het beëindigen van het lidmaatschap bijgehouden.

In uitzondering hierop zijn wij verplicht om:

de gegevens inzake de boekhouding zeven jaar bij te houden, bijvoorbeeld lidmaatschapsfacturatie en
de gegevens inzake de eventuele aansprakelijkheid van DPO-pro inzake de toetreding en/of uitsluiting van leden en/of inzake het lidmaatschap en eventuele tuchtrechtelijke dossiers 10 jaar te bewaren bijvoorbeeld de lidmaatschapsaanvraag en de beslissing hieromtrent.
de gegevens inzake jullie toestemming v.m. 2.4. houden we dan weer 5 jaar bij vanaf het ogenblik dat jullie die toestemming zouden intrekken of geen lid meer zouden zijn.

5. Rechten van de betrokkene

Leden en potentiële leden hebben de volgende rechten ten aanzien van DPO-pro:

Het recht op inzage tot en verbetering van hun gegevens die DPO-pro verwerkt
Het recht op het wissen en beperking van hun gegevens die DPO-pro verwerkt, in de mate dat dit verenigbaar is met de doeleinden van de verwerking
Het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit

Als de doeleinden voor verwerking wijzigen of deze kennisgeving wordt aangepast zal DPO-pro hier voorafgaand over communiceren.

6. Contactgegevens

Jullie kunnen ons uiteraard contacteren voor alle vragen over jullie rechten en/of over de verwerking van persoonsgegevens of voor andere vragen met betrekking tot persoonsgegevens. We verkiezen hiervoor een centraal e-mailadres: info(at)dpopro.be.

Vind ons

Antwerpselaan 40
1000 Brussels

info(at)dpopro.be